ChatGPT sagt dazu: „Automatisierung bezieht sich auf den Prozess, Abläufe oder Systeme so zu gestalten, dass sie weitgehend ohne menschliches Eingreifen funktionieren können. Das Ziel besteht darin, Aufgaben zu vereinfachen, zu beschleunigen oder zu verbessern, indem wiederkehrende Prozesse automatisch ausgeführt werden. Dies kann mithilfe von Technologie, Software oder Maschinen erfolgen, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und Ressourcen zu optimieren. Automatisierung findet in verschiedenen Bereichen Anwendung, von der Fertigung und Produktion bis hin zur Informationstechnologie und dem Alltag, indem sie repetitive oder komplexe Aufgaben erleichtert.“ Automatisierung ist übrigens der Vorgang der zu einer Automation führt.

Puhh, ganz schön sperrig und irgendwie total fern von meiner Lebenswirklichkeit. Zwar steht da irgendwas mit Alltag, aber beim ersten Lesen denke ich eher an eine Fertigungsstraße als an meine täglichen Aufgaben.

Automation erklärt für meine Oma

Meine ganz eigene Definition für meine Oma lautet: „Eine Automation ist ein Befehl, den ich meinem Computer gebe, damit er bestimmte Dinge, immer wieder von alleine tut.“

Die einfachste Automation, die mir spontan einfällt, sind Terminerinnerungen in meinem Google-Kalender. „Kalender, sag mir immer vor einem Termin Bescheid.“ Diese Funktion musste ich allerdings nicht selbst programmieren, sondern sie wurde benutzerfreundlich von den Entwicklern des Kalenders vorab eingebaut. Und ich würde behaupten, dass sie ganz selbstverständlich und integraler Bestandteil unserer ständig viel beschäftigen Kultur geworden ist. (Oder schließe ich hier von mir auf andere? 😉 )

Mittlerweile haben ganz viele Tools eigene Möglichkeiten zur Automatisierung: Da ich meine Gmail-Adresse fast gar nicht nutze, habe ich es so eingerichtet, dass E-Mails von bestimmten Absendern, nämlich von den einzigen, die diese Adresse nutzen, automatisch an meinen anderen Account weitergeleitet werden.

Mein Projekt-Management-Tool ClickUp ändert automatisch die Priorität einer Aufgabe, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt. Oder es erstellt mir an jedem 28. des Monats eine Aufgabe mit dem Titel „Buchhaltung“.

Ganze Unternehmesbereiche automatisieren

Das Bild von Robotern in einer Fertigungsstraße, die Autoteile aneinander bauen, ist nichts mehr, das uns fremd oder futuristisch erscheint. Aber geht das auch in anderen Bereichen? Z.B. im Marketing? Ja, es geht! Mit einem Marketing Automation System (MAS).

Marketing Automation Systeme wie z.B. Hubspot oder Salesforce sind faszinierende Tools. Man füttert sie mit Daten, sagt ihnen, was wann passieren soll und sie arbeiten ganz von alleine. Ok, ganz so einfach ist es nicht. Ich muss mir schon sehr genaue Gedanken machen, was ich eigentlich möchte. Wenn ich z.B. einen Onlineshop habe und eine Kundin bestellt etwas, dann kann ich meinem MAS sagen, dass die gleiche Kundin bitte in 4 Wochen eine E-Mail mit einem 5%-Gutschein für einen zweiten Kauf erhalten soll. Sollte die Kundin über einen bestimmten Umsatz kommen, soll sie zu meinem jährlichen Event eingeladen werden. Und zum Geburtstag schicke ich ihr vollautomatisiert eine Postkarte mit Geburtstagswünschen. Parallel beobachte ich meine Social Media Kampagne und kann auf Knopfdruck ablesen, wie hoch die durchschnittlichen Warenkörbe von Kunden waren, die über diese Kampagne zu mir kamen. Was machen dann noch die Marketing Manager? Z.B. die E-Mails gestalten oder das Event organisieren. Also im Grunde die spaßigen Aufgaben und Fleißarbeiten übernimmt das MAS.

Es geht noch mehr! Automationen zwischen mehreren Tools

Das waren jetzt alles Beispiele für Automation innerhalb eines Tools. Aber da geht noch mehr, oder?

Das dachten sich die Entwickler von Zapier vermutlich auch und haben eine faszinierende Software gebaut. Ohne programmieren zu können, kann ich verschiedene Tools miteinander verbinden, sie Informationen austauschen und Aufgaben erfüllen lassen. Beispiel gefällig? Ich verkaufe einen Kurs auf einer Plattform wie Elopage. Diese erstellt natürlich auch automatisiert die Rechnungen. Damit ich die Rechnungen nicht händisch exportieren muss, sage ich Zapier, dass es diese herausziehen und in meine Cloud oder direkt in mein Buchhaltungstool uploaden soll. Und am besten legt es auch gleich einen neuen Kontakt an, damit ich die Rechnung nur noch buchen muss. Gut, oder?

Aber wirklich spannend wird es erst noch: Nehmen wir an, ich biete 1:1 Coachings und verschicke zu Beginn der Zusammenarbeit immer die gleichen Informationen und erstelle immer die gleichen Verträge nur mit einem anderen Namen. Dann könnte ich mir einen sog. „Zap“ bauen, der wie folgt aussieht:

Ich lege in meiner Kundenliste einen neuen Kontakt an → Zapier erstellt mit den Daten aus ebendieser Liste einen neuen Vertrag → Zapier sendet ihn mit dem Text „Hallo [xy], ich freue mich über unsere Zusammenarbeit. Anbei sende ich dir alle Verträge zur Unterschrift. Viele Grüße“ an die E-Mail-Adresse aus der Kundenliste → Zapier legt einen entsprechenden Ordner an und speichert dort den Vertrag“ Ich muss also nur einmal tätig werden, den Rest übernimmt Zapier für mich.

Das ist doch wirklich genial, oder?

Zapier ist übrigens mein Fachgebiet. Solltest du also Hilfe bei einer Automation mit Zapier benötigen, zögere nicht, dich zu melden.

Automationen werden nicht mehr weggehen.

Automationen werden nicht mehr weggehen. Und während die einen Angst vor Arbeitsplatzverlust haben, denke ich mir, dass es doch toll ist, wenn uns Maschinen körperlich schwere, vielleicht auch gefährliche oder auch schlicht eintönige und stupide Aufgaben abnehmen. Und wir uns um die wirklich interessanten Dinge im Leben kümmern können oder einfach nur Me-Time genießen 🙂

Ich hoffe, ich konnte dir nicht nur erklären, was eine Automation ist, sondern auch, warum uns diese das Leben einfacher machen. Lass mich gerne in den Kommentaren wissen, wie du dazu stehst! Und falls du noch mehr dazu wissen möchtest, folge mir gern auf Social Media.